Tạo một kế hoạch dự án công trình trong Microsoft Project không hề khó. Nội dung bài viết này đã hướng dẫn các bạn cách chế tác một kế hoạch dự án công trình đơn giản bằng cách sử dụng một ví dụ như thực tế.

Bạn đang xem: Thực hành microsoft project

Một số cấu hình cơ bản trước lúc bắt đầu

Trước khi tạo ra lịch biểu, bạn cần tiến hành hai biến đổi quan trọng trong setup của mình:

Thay đổi cài đặt 1: ĐặtAuto Schedulinglàm mặc định

oFile –> Options

*

Hãy đảm bảo bạn đã đặtAuto Schedulecho những tác vụ mới:

*

Auto Scheduledcó tức là gì?

Nó tức là các trọng trách mới sẽ được lên lịch tự động hóa dựa bên trên ngày bắt đầu dự án (hoặc ngày kết thúc). Cụ thể hơn, Project sẽ tự động hóa xác định ngày bắt đầu và ngày xong xuôi tối ưu cho mỗi nhiệm vụ, chính là điều chúng ta muốn (tại sao họ lại áp dụng công núm lập định kỳ dựa trên máy vi tính nếu họ không muốn auto hóa vấn đề lập lịch?

Đóng cửa sổ. Ở góc dưới cùng phía bên trái của màn hình, màn hình hiển thị sẽ trông như vậy này:

*

Thay đổi setup 2: được cho phép tính toán tức thì lập tức

Chúng ta hy vọng Microsoft Project tính toán lại kế hoạch trình dự án ngay sau khi thực hiện rứa đổi. Điều này bảo vệ dữ liệu chúng ta thấy luôn được cập nhật. Trừ khi bạn chạy một dự án lớn, hãy để thiết lập được bật.

*

Bây giờ, hãy lên lịch cho một dự án đơn giản!

Dự án mẫu: bạn đang thành lập và hoạt động doanh nghiệp của riêng mình. Bạn đã sở hữu ý tưởng marketing và hiện giờ bạn bắt buộc đi từ việc viết một kế hoạch kinh doanh đến một công việc kinh doanh được cấu hình thiết lập hoàn chỉnh. Đối với công việc này, họ sẽ tạo một chiến lược dự án.

Bước 1: tạo thành một dự án công trình mới

*

ChọnBlank Project.

Bạn đang thấy một cửa sổ trống.

Đầu tiên, hãy chế tác mộtProject Summary Task. Đây y hệt như một trọng trách "bao bọc" tổng thể chứa cục bộ dự án của chúng ta.

*

Đây là đông đảo gì bạn sẽ thấy:

*

Đặt thương hiệu cho dự án công trình của bạn:

*

Đừng băn khoăn lo lắng về thời lượng và ngày tháng - bọn họ sẽ giải quyết vấn đề này sau.

Bước 2: Nhập ngày bắt đầu dự án

Bạn nên cho Project biết ngày mà dự án công trình chính thức bắt đầu.

Để để ngày ban đầu dự án, hãy mở tabProjectvà nhấp vàoProject Information:

*

Nhập ngày bước đầu dự án (trong lấy một ví dụ của bọn họ sẽ là: ngày 14 mon 9 năm 2020):

*

Lưu ý:Bạn có thể quyết định xem mình muốn Microsoft Project lên lịch cho dự ántrướcmột ngày ban đầu cụ thể hayngược lạitừ một ngày hoàn thành mong muốn. Nếu bạn muốn biết lúc nào bạn cần bắt đầu công việc, hãy chọnSchedule from Project end Dateđể kích hoạt vấn đề lập kế hoạch. Đối với ví dụ này, họ dựa trên định kỳ trình của mình vào ngày ban đầu là ngày 14 mon 9 năm 2020.

Nhấn OK sau khi chúng ta đã nhập ngày bước đầu dự án. Bạn có thể thấy ngày bắt đầu cho các nhiệm vụ là ngày 14 tháng 9 năm 2020.

Bước 3: Nhập danh sách nhiệm vụ

Trong dự án công trình này, họ cần kết thúc các nhiệm vụ sau:

Lập kế hoạch kinh doanhXin giấy phép kinh doanhThiết lập tài khoản ngân hàngTìm khiếp phíChọn một vị trí kinh doanhĐặt lắp thêm và nội thất văn phòngTuyển dụng nhân viênChạy quảng cáo

Nếu chúng ta nhìn vào danh sách, bạn phân biệt rằng những nhiệm vụ nên được thực hiện theo một sản phẩm tự cầm thể. Cũng đều có một số phụ thuộc vào giữa những nhiệm vụ.

Ví dụ: họ không thể tài năng khoản bank nếu không tồn tại giấy phép kinh doanh. Bọn họ cũng không thể nhận ra tiền (tức là khoản vay mượn ngân hàng) nếu không tồn tại giấy phép khiếp doanh. Với tất nhiên họ cần tiền để thuê nhân viên mang lại cửa hàng. Vị vậy, phần đa thứ những được kết nối với nhau.

Bây giờ, hãy nhập những tác vụ kia vào Microsoft Project.

Nhập những nhiệm vụ vào bảng kề bên chế độGantt view:

*

Ở tiến độ này,Projectkhông có tất cả thông tin quan trọng để chế tạo ra lịch biểu. đắn đo mỗi trách nhiệm sẽ mất bao lâu. Bởi vì đó, cộtDurationcó một dấu chấm hỏi và ngày ban đầu và ngày xong chưa bao gồm xác.

Bây giờ bạn phải "liên kết" toàn bộ các trọng trách theo đúng thứ tự vànhập thời lượng cầu tính.

Bước 4: Nhập thời lượng tác vụ

Bây giờ, hãy mang lại Project biết mỗi trách nhiệm sẽ mất bao lâu. Các gì bạn nhập ở đấy là thời gian của nhiệm vụ.Durationlà tổng khoảng thời gian cho tới khi xong một tác vụ. Effort (trong Project, được hotline làWork) là lượng thời gian làm việc thực tế.

Nhập thời lượng ước tính vào cột thời lượng.

Xem thêm:

Mẹo:bạn hoàn toàn có thể sử dụng mũi thương hiệu lên/xuống để biến đổi các cực hiếm (ví dụ: “3d” để chỉ định 3 ngày hoặc “2w” vào thời lượng 2 tuần).

*

Không khi nào thay đổi ngày bước đầu hoặc ngày xong xuôi của trọng trách theo biện pháp thủ công. Nếu một ngày vì chưng Project giám sát không phù hợp, chúng ta nên áp dụng những ràng buộc phù hợp để chũm thế.

Bước 5: Liên kết những nhiệm vụ theo như đúng trình tự

Như đã đề cập, các tác vụ nên được tiến hành theo một thứ tự ráng thể. Và mong muốn thể hiện lắp thêm tự này trong Project, hãy liên kết các nhiệm vụ theo thứ tự với nhau.

Phương pháp thứ nhất là nhập "tiền thân" cho từng nhiệm vụ với trọng trách khác được thực hiện trước nó. Đó là, bằng phương pháp xác định một cột “Predecessor”.Phương pháp lắp thêm hai là sử dụng nút “liên kết” từ menu

Chúng ta sẽ khám phá cả hai phương pháp ngay bây giờ.

Hãy lưu ý hai trọng trách đầu tiên:Tạo chiến lược kinh doanhXin giấy phép kinh doanh.

Chúng ta có thể làm cả hai điều này cùng một lúc vì không tốt nhất thiết phải bao gồm kế hoạch sale để xin giấy phép. Nhưng bọn họ muốn tập trung vào kế hoạch kinh doanh của mình, xong xuôi nó và kế tiếp thực hiện trách nhiệm tiếp theo. Vị vậy, việcxin giấy phép kinh doanhnên theo saulập kế hoạch kinh doanh.

Để Project hiểu được việcxin bản thảo kinh doanhđược thực hiện sau khitạo planer kinh doanh, bạn có thể chỉ bắt buộc nhập chế tạo ra kế hoạch kinh doanh làm nhiệm vụtiền nhiệmcho tác vụLấy giấy phép kinh doanh(trong cộtPredecessors).

Các trọng trách được tổ chức theo cách giống như như Excel bằng cách sử dụng số hàng.Các số mặt hàng này được sử dụng để xác định các nhiệm vụ.

Thực hiện tại như sau: vào cộtPredecessors, hãy nhập “1” cho nhiệm vụ số 2 (Xin bản thảo kinh doanh):

*

Xem kết quả: trọng trách “Xin giấy phép kinh doanh” được hiện nay lên kế hoạch ngay sau nhiệm vụ “Tạo planer kinh doanh” (nhìn vào các thanh tác vụ màu xanh da trời lam).

Bạn có nhận biết rằng sự thay đổi của các bạn ngay mau chóng làm đổi khác biểu đồ vật Gantt ngơi nghỉ phía bên nên không? Cũng để ý rằngProjectđã bỏ qua cuối tuần vì thiết lập lịch của họ xác định rằng không tồn tại việc làm vào thời gian cuối tuần.

Tiếp theo, bọn họ vẫn phải bố trí các quá trình khác theo đúng thứ tự. Để làm như vậy, hiện nay chúng ta thực hiện một bí quyết khác nhằm liên kết những nhiệm vụ phụ thuộc. Gồm một phím tắt trong menu. Chọn các nhiệm vụ sót lại tronghàng 2-8, như triển khai bên dưới:

*

Từ tabTask, nhấnnút liên kết(xem điều gì sẽ xảy ra với chế độGantt view!).

*

Các trách nhiệm của họ hiện vẫn được thu xếp theo đúng máy tự vàbiểu thứ Gantt đã có được cập nhật:

*

Pro tip:Nếu bạn có không ít nhiệm vụ và chúng ta lên lịch rất lớn và muốn chuyển đến nhiệm vụ tương ứng vào chế độGantt view, chỉ cần bấm vào phải vào trách nhiệm và chọnScroll lớn Task. Thao tác này vẫn kéo thanh tác vụ tương ứng lên.

*

Bước 6: thêm một cột mốc đặc biệt vào định kỳ trình của bạn

Trong từng dự án, bạn đều phải có những cột mốc đặc biệt quan trọng nhất định mà bạn đang hướng tới. Mốc là phần lớn điểm nhất thiết trong thời hạn mà một số mục tiêu phải đạt được. Ví dụ, một tài liệu đề nghị được chuẩn bị hoặc một thành phần bắt buộc được trả thành. Bọn họ chưa bao hàm bất kỳ cột mốc quan trọng đặc biệt nào, bởi vậy hãy làm điều ấy ngay bây giờ.

Để khắc ghi thời điểm mà bọn họ đã tùy chỉnh thiết lập hoàn toàn quá trình kinh doanh của mình, hãy tạo nên một cột mốc mới mang tên là "Doanh nghiệp đã được tùy chỉnh cấu hình hoàn toàn".

Bạn sinh sản một cột mốc quan lại trọng bằng phương pháp thay thay đổi thời lượng của các bước thành 0 (0 ngày).

Các cột mốc được trình bày dưới dạng một viên kim cưng cửng xám:

*

Vấn đề này dường như không được nói trước đây, tuy thế tất nhiên bạn phải lên lịch mang lại “nhiệm vụ quan lại trọng” tức thì sau nhiệm vụ thường xuyên ở đầu cuối (Chạy quảng cáo). Đối với điều này, bạn phải nhập một nhiệm kỳ trước cho trách nhiệm cột mốc.

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *