Mặc dù hoàn toàn có thể đã có được đào tạo và giảng dạy giờ đồng hồ Anh một biện pháp bài bản trong ngôi trường lớp với bắt buộc sử dụng ngoại ngữ này vào quá trình hàng ngày mà lại không hẳn toàn bộ “dân văn uống phòng” số đông rất có thể viết với trình diễn công dụng một bức tlỗi thanh toán bởi giờ Anh.

Bạn đang xem: Ký thay giám đốc tiếng anh là gì


Yêu cầu của một bức thư giao dịch rất đơn giản: trình bày đúng cách, nội dung ngắn gọn và chặt chẽ. Mặc dù có thể tùy biến theo mục đích, hoàn cảnh sử dụng và tính cách mỗi người nhưng để viết một bức thư giao dịch hiệu quả cũng cần tuân theo các quy tắc sau: 

Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng và phân chia thành các ý, các  đoạn tách biệt mang đến dễ hiểu. Không nên viết một bức thư quá 1 trang giấy, trừ trường hợp các nội dung cần trao đổi đặc biệt dài. Trình bày thư làm sao để bố cục có thể như thế này:

*

Trong thư không viết tắt, trừ khi là các cụm từ chuyên môn tuyệt được sử dụng. Một số cụm từ viết tắt cũng có thể được chấp nhận trong các thư giao dịch, Tuy nhiên nên hạn chế:

-         asap = as soon as possible

-         cc = carbon copy (gửi thêm bản sao thư tới một số người liên quan lại ngoài người nhận chính)

-         bcc = blind carbon copy (gửi thêm bản sao tới một người nhận ẩn danh)

-         enc. = enclosure (tài liệu gửi kèm)

-         pp = per procurationem (ký thay)

-         pp = postscript (lúc muốn bổ sung thêm nội dung sau khi đã viết xong xuôi và ký tên)

-         plớn = please turn over (không được trang trọng lắm, viết ở cuối trang đầu đối với thư được in 2 mặt)

-         rsvp = répondez s'il vous plaît (bắt nguồn từ tiếng Pháp, có nghĩa là Please reply/respond)

Trình bày một bức thư hiện đại thường khá đơn giản, chỉ cần chú ý các bố cục như sau (lưu ý rằng trình bày thư hiện đại không thụt lề):

1. Địa chỉ:

- Địa chỉ gửi được viết bên phải bức thứ (bao gồm các thông tin liên quan như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax…), thường không viết tên người gửi.

- Địa chỉ nhận được viết bên trái, thấp hơn địa chỉ gửi một vài dòng. Địa chỉ nhận thường có đưa ra tiết tên, chức danh người nhận và các thông tin tương tự địa chỉ gửi.

2. Ngày tháng:

Ngày tháng có thể được viết bên phải, bên trái thư tùy theo thói quen mỗi người, cách dưới phần địa chỉ một vài dòng. Lưu ý, để tránh nhầm lẫn và cũng làm mang đến thư trông “lịch sự” hơn, phần tháng cần được viết bằng chữ. Ví dụ: 30 May 2011hoặc May 30th, 2011.

*

3. Phần chào hỏi:

- Chúng ta dùng Dear Sir/Madam đối với những người chúng ta không biết tên.

- Chúng ta dùng Dear Mr. X / Ms. Y đối với những người chúng ta biết tên. Lưu ý rằng người Việt Nam chúng ta hay xưng hô bằng tên, nhưng đối với người nước ngoài thì X, Y ở đây chính là họ của của người nhận. Nên dùng Ms. và Ms. có thể dùng mang đến những người đã có và chưa có gia đình.

4. Nội dung thư:

Phần nội dung thư có thể dài ngắn tùy từng trường hợp. Có thể bao gồm 2, 3 đoạn hoặc nhiều hơn. Thông thường, đoạn đầu sẽ là đề cập vấn đề, đoạn 2 sẽ là trình bày rõ hơn về vấn đề đã nói ở trên, đoạn 3 sẽ là đề xuất, ý kiến mang lại vấn đề đó.

Xem thêm: Đi Thẳng Tiếng Anh Là Gì ? Thẳng Trong Tiếng Anh Là Gì

5. Kết thư:

Kết thư liên quan đến phần chào hỏi đầu thư:

-  Đầu thư dùng Dear Sir/Madam (không biết tên người nhận) thì ta sẽ dùng “Yours faithfully,”.

- Đầu thư dùng Dear Mr. X / Ms. Y (biết tên người nhận) thì ta sẽ dùng “Yours sincerely,”.

*

6. Ký tên:

Sau phần kết thư, chúng ta sẽ để chừa ra vài dòng để ký, ngay lập tức dưới chữ ký sẽ đề tên của người gửi. Nên ký tên bằng bút mực hoặc bút bi ngòi to.

Tên được viết đầy đủ, tức thì dưới chữ ký. Chức danh cũng được viết ngay dưới tên người viết.

Nếu trong trường hợp ký ráng, thì phía trước tên người được ký nỗ lực ta thêm pp.

Nếu đã hoàn thành thư mà muốn bổ sung gì đó, ta thêm ps. và bổ sung phần nội dung đó vào.

Trong trường hợp thư gửi kèm các tài liệu, văn bản khác, cuối thư ta thêm enc. và liệt kê các tài liệu, văn bản đó vào.

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *